mercoledì, maggio 23, 2018

 

Il coordinatore sarà amministratore e moderatore del gruppo attivi insieme all’aiuto coordinatore.
Un cittadino farà parte del gruppo attivi quando avrà partecipato a tre attività del gruppo e sarà sospeso in caso di assenza per tre volte consecutive. Sarà temporaneamente sospeso qualora scrivesse un post offensivo nei confronti di un altro attivo.

Le riunioni ordinarie sono a cadenza settimanale.

La riunione si intende confermata se in precedenza (e comunque entro le ore 24 del secondo giorno precedente) è stato stabilito un ordine del giorno (ODG) ed individuato un moderatore che assume anche le funzioni di relatore (verbalizzante) per ogni singolo tema e un coordinatore della riunione.

L’ODG viene redatto a cura del componente del gruppo, che per primo propone un tema da inserire all’ODG (in ordine di tempo – basato sulla mail list) ovvero può essere redatto durante la precedente riunione dal  Gruppo stesso al termine della stessa. In quest’ultimo caso sarà a cura del Gruppo individuare il  moderatore/relatore per i singoli temi e il coordinatore della successiva riunione.

Le decisioni del Gruppo hanno comunque priorità su eventuali riunioni già programmate con ODG,  coordinatore, moderatore e relatore già individuati.

In caso che l’ODG sia a cura del primo proponente (attivo), lo stesso dovrà assumere il ruolo di coordinatore della riunione oltre che di moderatore/relatore per lo specifico tema che ha proposto.

Nel compilare l’ODG il coordinatore della riunione dovrà tenere conto dei tempi di durata della riunione( max 2 ore) inserendo i temi in ordine di priorità. La priorità viene indicata dal proponente ed in caso di temi con lo stesso grado di priorità, sarà a cura del coordinatore promuovere una votazione via mail tra i componenti del gruppo per decidere la priorità. La votazione è a maggioranza dei partecipanti (senza quorum). Il grado di
priorità è espresso in un arco da 1 a 5, dove uno è alta e 5 è bassa.

I temi che non rientrano nell’ODG sono rinviati, dal coordinatore, alla riunione successiva. Di conseguenza il primo tema in ordine di priorità rinviato alla successiva riunione comporta l’automatica investitura del relativo proponente (quale primo proponente) che dovrà assumere il ruolo di coordinatore della relativa riunione.

Per ogni tema inserito all’ODG il moderatore/relatore è colui che ha proposto il tema stesso e deve  preventivamente, pena esclusione dall’ODG, inviare a tutti i componenti del gruppo una presentazione scritta del tema trattato.

In caso di assenza, anche improvvisa, del moderatore/relatore lo stesso dovrà ricercare un suo sostituto altrimenti il tema verrà eliminato dall’ODG. Nel caso l’assenza è relativa al primo proponente il compito di coordinamento passa automaticamente al secondo in sequenza all’ODG.

Non sono ammesse proposte di inserimento nell’ODG inviate nelle 24 ore precedenti alla riunione.
Il coordinatore della riunione ha il compito di far seguire la scaletta dell’ODG attribuendo, per ogni tema  trattato:

5 minuti al moderatore/relatore per esporre il tema proposto

3 minuti obbligatori di intervento per ogni partecipante in ordine alfabetico (cognome) o in senso orario

5 minuti al moderatore per l’eventuale replica

2 minuti di controreplica per ogni eventuale richiesta

5 minuti per l’eventuale approvazione o rigetto, con votazione palese (alzata di mano)

Nel caso che il tema sia stato sottoposto a votazione dovrà essere trasmesso al termine della riunione, esclusivamente ai componenti del gruppo che risultano “partecipanti” sebbene non presenti fisicamente alla
riunione (vedi i requisiti descritti nel capitolo partecipazione), al fine di consentire loro , entro le 24 ore successive, di esprimere il voto palese a mezzo mail.

Il verbale della riunione che raccoglie le risultanza trascritte dai singoli relatori è redatto a cura del coordinatore della riunione e trasmesso entro le 48 ore successive a tutti i componenti.

I ruoli hanno una durata fissa di 4 mesi, corrispondenti ai quadrimestri solari (gen/apr – mag/ago – set/dic) e gli incaricati al termine del periodo decadono automaticamente ma mantengono l’incarico fino al termine delle operazioni di rinnovo.

Le operazioni di rinnovo avvengono in una specifica riunione entro il termine del quadrimestre.

Il compito di indire la riunione è affidato all’addetto Comunicati Stampa, che assume il ruolo di coordinatore, moderatore e relatore della riunione, detta riunione ha la massima priorità su tutti i restanti temi.

Le candidature al ruolo specifico dovranno essere avanzate tramite la mail list del gruppo entro le 48 ore antecedenti la riunione di nomina o rinnovo. In caso di candidature plurime si procede a votazione a scrutinio segreto.

Addetto Comunicati Stampa

Addetto al sito web

Addetto alla pagina Facebook

Addetto alla mail list Google Group

Addetto al meetup

Addetto ai Contatti esterni

Le decisioni saranno prese dal gruppo a maggioranza dei presenti per voto palese (alzata di mano) e senza quorum. Il minimo legale per la validità della votazione è di 3.

Ogni componente/attivo del gruppo deve comunicare attraverso il meetup la partecipazione o meno alle  riunioni o eventi programmati, entro le 24 ore precedenti.

Sarà considerato presente oltre chi ha partecipato fisicamente, anche chi ha manifestato di NON poter partecipare nei limiti di cui sopra, dichiarando di voler votare i punti all’ordine del giorno. Pertanto avrà diritto di voto, laddove previsto, da espletare nelle 24 ore successive all’evento (o comunicazione di voto del coordinatore la riunione), a mezzo mail personale.

E’ obbligatoria la partecipazione alla riunione di rinnovo dei ruoli (ogni 4 mesi) .

I componenti che nel quadrimestre non hanno mai partecipato fisicamente ad almeno una riunione sono  sospesi , fino a quando parteciperanno fisicamente ad una successiva riunione.

I componenti che nel mese non hanno mai dichiarato la loro partecipazione o meno ( a mezzo meetup)
agli eventi programmati saranno sospesi fino a quando parteciperanno fisicamente ad una successiva riunione.

La sospensione comporta la rimozione della mail dalla mail list del gruppo.

Il compito di verificare i requisiti di partecipazione è affidato all’addetto alla mail list del gruppo, che provvede direttamente alle sospensioni informando successivamente il gruppo.

Ha il compito di redigere e/o proporre comunicati stampa, notiziari informativi, volantini che comunque devono essere sempre approvati dal gruppo, da destinare ai mass-media e/o da pubblicare e distribuire per i Cittadini.

Cura i rapporti con la Stampa in generale. I documenti (testi, grafica, impaginazione ecc.) in forma di “bozza”
devono essere sottoposti alla approvazione del gruppo, nei tempi stabiliti dall’addetto stampa, specificando la forma:

E’ il referente stampa del gruppo e intrattiene contatti esterni finalizzati all’approfondimento e alla stesura del comunicato stesso. Può rivestire la funzione di addetto alle relazioni esterne ed istituzionali qualora il gruppo lo ritenga.

Provvede ad organizzare la rassegna stampa coordinandosi con gli attivi del gruppo.

URGENTE: approvazione entro 6 ore dalla trasmissione della bozza (non si computa il periodo dalle 23.00 alle 08.00) a tutti i componenti del gruppo , per il tramite della mail list (google-group attivi) – le integrazioni e modifiche dovranno comunque essere espletate sempre entro detto termine;

VELOCE: approvazione entro 12 ore dalla trasmissione della bozza (non si computa il periodo dalle 23.00 alle 08.00)a tutti i componenti del gruppo , per il tramite della mail list (google-group attivi) – le integrazioni
e modifiche dovranno comunque essere espletate sempre entro detto termine;

NORMALE: approvazione entro 24 ore dalla trasmissione della bozza (non si computa il periodo dalle 23.00 alle 08.00)a tutti i componenti del gruppo , per il tramite della mail list (google-group attivi) – le integrazioni
e modifiche dovranno comunque essere espletate sempre entro detto termine;

L’approvazione dei comunicati avviene a maggioranza tra i voti espressi. L’addetto stampa entro le 12 ore seguenti l’approvazione provvede ad inoltrare il comunicato agli organi di informazione e all’addetto alla
pagina face book, all’addetto al sito web e all’addetto al meetup per la conseguente pubblicazione.

Rimane prerogativa del Gruppo attribuire all’addetto stampa o persona diversa la redazione di specifici  documenti con tempi di approvazione e pubblicazione differenti.

L’incarico di addetto stampa può essere attribuito a più attivi, se gli addetti sono pari o superiori a due il gruppo nomina il coordinatore degli addetti stampa (tramite votazione a scrutinio segreto).

L’eventuale coordinatore ha il compito di coordinare l’attività tra i vari addetti, evitando la sovrapposizione degli argomenti trattati, inoltre ha il compito di organizzare la riunione quadrimestrale per la nomina o il rinnovo dei ruoli.

Al coordinatore degli addetti stampa (o all’unico addetto stampa) devono essere indirizzate o inoltrate tutte le proposte di comunicati stampa, notiziari o altre tipologie di documenti informativi per il relativo controllo di conformità ai principi del M5S ed eventualmente per l’avvio della procedura di approvazione e pubblicazione, come sopra esposta.

Ha il compito di rappresentare il gruppo attivi nei rapporti con la cittadinanza e le istituzioni locali e di coordinamento regionale.

Il gruppo  attiverà l’addetto ai contatti esterni con la possibilità di nominarne temporaneamente un sostituto disponibile.

Ha il compito di gestire il gruppo google del  “movimento5stelleAssisi”.

L’addetto inserisce gli indirizzi email dei nuovi attivi e provvede ad eliminare quelli che non partecipano come da regolamento.

Ha il compito di programmare, gestire ed aggiornare il sito web del gruppo (www.assisicinquestelle.it), oltre a tutti gli strumenti ad esso connessi (forum, donazioni, cassa, aggiornamento del bilancio ecc.).

Per ragioni tecniche il Gruppo individua con apposito incarico tracciato a verbale il componente del gruppo che avrà la titolarità degli accrediti di dominio, posta elettronica e posta elettronica certificata.

Le pubblicazioni, in qualità di proposta in forma di “bozza”, sul sito web sono sottoposte dall’addetto all’approvazione del gruppo (tranne quelle già approvate come per i comunicati stampa ecc.).

L’approvazione dovrà avvenire entro 12 ore (con scomputo periodo notturno 23.00/08.00) dalla trasmissione della proposta a tutti i componenti del gruppo (tramite mail list google-group attivi). Le integrazioni o modifiche dovranno essere espletate sempre entro detto termine, la votazione avverrà per maggioranza dei voti espressi.

L’addetto entro le successive 12 ore dall’approvazione dovrà provvedere alla pubblicazione, informandone l’addetto alla pagina face book e meetup.
L’addetto al sito web funge da moderatore per i post del forum, senza procedere a censure dovrà garantire il rispetto dell’individuo e del tema trattato, spostando in una apposita sezione (denominata “fuori luogo”) i post “scorretti” dando evidenza e link dell’azione effettuata nello spazio in precedenza indebitamente occupato dal post rimosso.

L’incarico di addetto al sito web può essere attribuito a più attivi, se gli addetti sono pari o superiori a due il gruppo nomina il coordinatore degli addetti al sito web (tramite votazione a scrutinio segreto).

L’eventuale coordinatore ha il compito di coordinare l’attività tra i vari addetti, evitando la sovrapposizione delle attività svolte.

Ha il compito di gestire, aggiornare e interloquire con gli utenti che si rivolgono alla pagina facebook del gruppo “movimento5stelleAssisi”.

Le richieste o i contatti diretti alla pagina del gruppo devono essere, a cura dell’addetto FB, immediatamente girati al gruppo ed all’addetto ai contatti esterni, per la conseguente valutazione e predisposizione della risposta, salvo nei casi di richiesta diretta di informazione generica su eventi o iniziative del gruppo (banchetti, assemblee ecc.).

In ogni caso l’addetto non può rispondere ad un qualsiasi commento ad un post del Gruppo senza l’approvazione del Gruppo, salvo a titolo personale.

L’addetto cura la immediata pubblicazione dei comunicati o altri documenti che pervengono dal gruppo, dall’addetto stampa o dall’addetto ai contatti esterni debitamente approvati dal gruppo.

L’addetto alla pagina FB pubblica di sua iniziativa e senza l’approvazione del gruppo post di informazione già presenti ed ufficializzati nei siti web o canali FB o twitter relativi al blog di Beppe Grillo, parlamentari 5 stelle, europarlamentari 5 stelle, senato5stelle e camera5stelle.

Le pubblicazioni di post, in qualità di proposta in forma di “bozza”, sulla pagina FB sono sottoposte  dall’addetto all’approvazione del gruppo (tranne quelle già approvate come per i comunicati stampa ecc.).

L’approvazione dovrà avvenire entro 12 ore (con scomputo periodo notturno 23.00/08.00) dalla trasmissione della proposta a tutti i componenti del gruppo (tramite mail list google-group attivi). Le integrazioni o modifiche dovranno essere espletate sempre entro detto termine, la votazione avverrà per maggioranza dei voti  espressi.

L’addetto entro le successive 12 ore dall’approvazione dovrà provvedere alla pubblicazione, informandone l’addetto stampa, l’addetto al sito web  e l’addetto  al meetup.

L’incarico di addetto alla pagina FB può essere attribuito a più attivi, se gli addetti sono pari o superiori a due il gruppo nomina il coordinatore degli addetti alla pagina FB (tramite votazione a scrutinio segreto).

L’eventuale coordinatore ha il compito di coordinare l’attività tra i vari addetti, evitando la sovrapposizione delle attività svolte.

Ha il compito di gestire e aggiornare la pagina del Meet-up, pubblicando la data ora e luogo delle riunioni future e interloquire con gli utenti che si rivolgono alla pagina Meet-up Assisi del gruppo “movimento5stelleAssisi”.

 Le richieste o i contatti diretti alla pagina del gruppo devono essere , a cura dell’addetto al Meet-up, immediatamente girati al gruppo ed all’addetto ai contatti esterni, per la conseguente valutazione e predisposizione della risposta, salvo nei casi di richiesta diretta di informazione generica su eventi o iniziative del gruppo (Orari delle riunioni,banchetti, assemblee ecc.).

In ogni caso l’addetto non può rispondere ad un qualsiasi commento senza l’approvazione del Gruppo, salvo a titolo personale.

 L’addetto cura la programmazione delle riunioni, la immediata pubblicazione dei comunicati o altri documenti che pervengono dal gruppo, dall’addetto stampa o dall’addetto ai contatti esterni debitamente approvati dal gruppo.

 L’addetto alla pagina Meet-up pubblica di sua iniziativa e senza l’approvazione del gruppo post di informazione già presenti ed ufficializzati nei siti web o canali FB o twitter relativi al blog di Beppe Grillo, parlamentari 5 stelle, europarlamentari 5 stelle, senato5stelle e camera5stelle.

 Le pubblicazioni di post, in qualità di proposta in forma di “bozza”,

sulla pagina Meetup sono sottoposte dall’addetto all’approvazione del gruppo(tranne quelle già approvate come per i comunicati stampa ecc.).

 L’approvazione dovrà avvenire entro 12 ore (con scomputo periodo notturno 23.00/08.00) dalla trasmissione della proposta a tutti i componenti del gruppo (tramite mail list google-group attivi). Le integrazioni o modifiche dovranno essere espletate sempre entro detto termine, la votazione avverrà per maggioranza dei voti espressi.

 L’addetto entro le successive 12 ore dall’approvazione dovrà provvedere alla pubblicazione, informandone l’addetto stampa l’addetto al sito web, e l’addetto alla pagina facebook.

 L’incarico di addetto alla pagina del Meet-up può essere attribuito a più attivi, se gli addetti sono pari o superiori a due il gruppo nomina il coordinatore degli addetti alla pagina del Meet-up (tramite votazione a scrutinio segreto).

 L’eventuale coordinatore ha il compito di coordinare l’attività tra i vari addetti, evitando la sovrapposizione delle attività svolte.

GRUPPI DI LAVORO

Siamo organizzati per gruppi di lavoro tematici

Per ogni gruppo di lavoro viene creato un googlegroup dove gli iscritti si scambiano opinioni, proposte e elaborano iniziative legate al tema del gruppo. Tutta la documentazione viene salvata su un drive condiviso.

Il Portavoce del gruppo di lavoro può cambiare periodicamente in funzione elle necessità e delle scelte della maggioranza dei partecipanti al gruppo.

Non è un Leader, ma solo il portavoce incaricato di scambiare le informazioni con l’attivista consigliere di riferimento.

  • Nei gruppi di lavoro infatti non esiste un “leader” o un “capo gruppo” e qualsiasi tipo di operazione viene decisa dalla collettività in clima sereno e sinergico di collaborazione;
  • ogni gruppo elegge autonomamente il proprio portavoce del gruppo;
  • il gruppo deve essere composto da almeno tre partecipanti;

il portavoce del gruppo è la persona che in caso di necessità o esigenze di coordinamento può ricevere più velocemente ed in modo sicuro l’attenzione da parte dei funzionari interpellati (attivista portavoce sindaco, consiglieri, assessori, commissioni ecc).

Perchè è necessario un portavoce per ogni gruppo?

  • Il portavoce del gruppo facilita la comunicazione tra i gruppi ed i portavoce funzionari pubblici.

Questa organizzazione è giustificata dalla grande quantità degli attivisti in rapporto al numero molto ridotto dei consiglieri e degli assessori che altrimenti dovendo ascoltare tutti gli attivisti singolarmente non potrebbero più portare avanti la propria missione di ufficio.

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